회의를 절반으로 줄이는 10분의 법칙
30분짜리 회의에 6명이 참석했다. 시간은 30분이 아니라 3시간이다. 캘린더를 뒤져서 모두의 일정을 맞추는 데 이틀이 걸렸다. 그리고 그 회의에서 답한 질문은 딱 하나였다.
이게 대부분 회사의 현실이다. 누군가 막히면 회의를 잡는다. 슬랙 메시지 하나로 해결될 수 있는 문제를 회의실로 끌고 간다. 왜? 비동기 커뮤니케이션을 믿지 않으니까.
그리고 그 불신엔 이유가 있다.
왜 비동기는 실패하는가
비동기 커뮤니케이션은 대부분 쓰레기다. 애매하다. 맥락이 없다. 반만 생각하고 보낸다. "이거 어떻게 생각하세요?"라고 던지고 끝이다. 받는 사람은 뭘 어쩌라는 건지 모른다. 질문을 한다. 답이 오지 않는다. 시간이 흐른다. 결국 누군가 말한다. "통화할까요?"
회의로 돌아간 이유는 간단하다. 게으른 비동기가 더 많은 시간을 잡아먹기 때문이다. 당장 2분 아끼려고 대충 쓴 메시지가 나중에 2시간을 날린다.
| 동기 커뮤니케이션 (회의) | 비동기 커뮤니케이션 (메시지) |
|---|---|
| 즉각적인 피드백 | 지연된 응답 |
| 모든 사람의 시간 소비 | 개인 시간으로 처리 |
| 맥락 공유가 쉬움 | 맥락 제공이 어려움 |
| 일정 조율 필요 | 일정 조율 불필요 |
| 시간 고정 비용 높음 | 시간 변동 비용 낮음 |
회의의 문제는 명확하다. 시간을 곱해서 쓴다는 것. 비동기의 문제도 명확하다. 대부분이 불완전하다는 것.
그렇다면 답은? 완결된 비동기 커뮤니케이션이다.
마이크로 모멘트: 10분으로 3시간을 사는 법
마이크로 모멘트는 짧지만 완결된 커뮤니케이션이다. 받는 사람이 당신 없이도 다음 단계로 넘어갈 수 있게 만드는 커뮤니케이션이다.
핵심 원칙 3가지:
- 충분하다 - 추가 질문이 필요 없다
- 간결하다 - 불필요한 정보가 없다
- 실행 가능하다 - 즉시 행동할 수 있다
등산로의 표지판을 생각하면 된다. 표지판은 정확히 어디를 밟으라고 말하지 않는다. 그냥 "이쪽"이라고 가리킬 뿐이다. 하지만 그것으로 충분하다. 당신은 망설이지 않고 걷는다.
나쁜 비동기 예시:
"제품 페이지 디자인 어떻게 생각하세요? 피드백 부탁드려요."
좋은 마이크로 모멘트 예시:
"제품 페이지 CTA 버튼 위치 검토 부탁드립니다. 현재 하단 고정인데, 사용자 12명 중 9명이 못 찾았습니다. 첫 화면 우측 상단으로 옮기면 전환율 15-20% 개선 예상됩니다. 개발 1주 추가. 진행할까요?"
차이가 보이는가? 두 번째는 회의가 필요 없다. 결정하고 움직이면 된다.
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시간 계산을 다시 해보자:
회의 방식:
- 일정 조율: 2일
- 회의 시간: 6명 × 30분 = 3시간
- 결정까지: 2일 + 3시간
마이크로 모멘트 방식:
- 작성 시간: 10분
- 읽기 시간: 6명 × 2분 = 12분
- 결정까지: 22분
당신의 10분이 모두의 3시간을 산다.
어떻게 쓰는가
마이크로 모멘트를 만드는 3단계 공식이다.
1단계: 결과부터 생각하라
"내가 뭘 말하고 싶은가"가 아니라 "상대방이 뭘 할 수 있어야 하는가"를 먼저 정의하라.
- 나쁜 질문: "이거 괜찮아 보여?"
- 좋은 질문: "이 사람이 이 메시지를 받고 뭘 해야 하지?"
답이 명확하지 않으면 보내지 마라. 더 생각하라.
2단계: 적절한 매체를 선택하라
텍스트: 맥락이 명확할 때. 3문장 이하로 끝낼 수 있을 때.
이미지: 구조나 위치를 보여줘야 할 때. 스케치도 좋다. 완벽할 필요 없다.
비디오: 프로세스를 보여줘야 할 때. 톤이 중요할 때. 5분 이하로.
조합: 스크린샷 + 3줄 텍스트가 가장 강력하다.
원칙: 상대방이 가장 빠르게 이해할 수 있는 방법을 선택하라.
3단계: 무자비하게 잘라라
첫 번째 드래프트를 쓴다. 그리고 절반을 자른다.
- 배경 설명은 1문장
- 옵션은 3개 이하
- 질문은 1개만
==모든 걱정거리를 다 쏟아내고 싶은 충동을 저항하라. 필수가 아니면 자르라. 명확성은 우연히 오지 않는다. 무자비한 편집을 통해 온다.==
받는 사람이 15개의 추가 질문을 한다면? 실패한 것이다. 즉시 행동한다면? 성공한 것이다.
내일부터 시작하는 법
- 오늘 회의 하나를 골라라. "이거 메시지로 해결할 수 있나?" 자문하라.
- 10분을 투자하라. 상대방이 필요한 모든 정보를 담아서 메시지를 작성하라.
- 보내고 관찰하라. 추가 질문이 3개 이상 오면 실패다. 분석하고 다음엔 더 잘하라.
- 팀에게 알려라. "회의 잡기 전에 마이크로 모멘트로 시도해보자"고 제안하라.
당신의 10분이 팀의 10시간을 살릴 수 있다. 그리고 그게 당신의 일이다.
회의를 줄이는 건 시간을 아끼는 게 아니다. 속도를 만드는 것이다. 팀이 기다리지 않고 움직이게 만드는 것이다.
명확하게 쓰는 데 10분을 쓰라. 그게 리더십이다.